Conversas e grupos do WhatsApp

As conversas individuais do WhatsApp ficam na inbox Conversas, no topo do menu, junto com as de Instagram, Messenger, TikTok, Telegram e do chat do site. Números conectados pelo app WhatsApp Business (coexistência) também aparecem aqui: veja WhatsApp. Mensagens com mais tempo que o prazo do seu plano (12 meses, por padrão) saem das conversas e dos grupos e ficam em Conversas → Mensagens arquivadas, para download (veja Configurações). Os grupos ficam no item WhatsApp → Grupos.

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Antes de começar

Todos os usuários da sua conta acessam as duas telas. Nas respostas enviadas pelo painel fica registrado quem enviou. Se a sessão do QR code cair, aparece o aviso WhatsApp (Evolution) desconectado no menu lateral. Clique nele para abrir a tela do canal e ler o QR code de novo.

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Conversas

Abra Conversas no topo do menu (o endereço antigo WhatsApp → Conversas leva para lá). O histórico das conversas anteriores foi trazido para a inbox. Use o filtro de canal para ver só o WhatsApp. Dentro da conversa:

• Assumir atribui a conversa a você, e o chatbot para de responder nela. Atribuir a… passa para outra pessoa da equipe. Devolver ao bot tira o atendente e deixa o bot responder de novo.
• Resolver encerra a conversa; Reabrir volta a abri-la.
• No campo de mensagem, digite / para usar uma resposta pronta, ou anexe um arquivo.
• Vincule a conversa a um contato de Contatos ou crie um novo.
• Cada pessoa da equipe vê as próprias mensagens não lidas, e a lista se atualiza sozinha quando chega mensagem nova.

O funcionamento da inbox é o mesmo para todos os canais. Veja também Instagram e Messenger. Regras do envio manual:

• A resposta sai pelo mesmo número em que a pessoa escreveu. Se essa conexão estiver desativada, o envio é recusado até você reativá-la.
• Nos números da Meta Cloud API, a resposta livre só é aceita até 24 horas depois da última mensagem do cliente (regra do WhatsApp).
• Variáveis como {{nome}} não são substituídas nas conversas nem nos grupos: o texto sai exatamente como foi digitado.

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Transcrição de áudios

Os áudios que chegam nas conversas individuais podem ser transcritos. O comportamento é definido em Configurações → Geral, seção Conversas, campo Transcrição de áudios (veja Configurações): Na conversa, enquanto a transcrição roda aparece Transcrevendo…; quando termina, o texto aparece embaixo do áudio com o rótulo Transcrição. Se falhar, ou se ficar mais de 2 minutos sem resposta, aparece “Não foi possível transcrever o áudio.” com o botão Transcrever de novo. Áudios com mais de 5 minutos não são transcritos e mostram o aviso “Áudio longo demais para transcrever (máximo de 5 minutos).” A transcrição vale só para as conversas individuais. Áudios recebidos em grupos não são transcritos.

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Grupos

Abra WhatsApp → Grupos. À esquerda fica a lista de grupos, em ordem alfabética, com a quantidade de participantes. Ao clicar num grupo, o painel da direita mostra as abas Conversa e Participantes, e o botão de lápis Editar grupo. Se a conta não tem nenhum número conectado via QR code, a tela mostra o aviso “Grupos de WhatsApp só estão disponíveis para conexões via Evolution API” e os botões de sincronizar e criar grupo não aparecem.

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Sincronizar grupos

Clique em Sincronizar grupos para trazer todos os grupos de que o seu número participa, com nome e quantidade de participantes. Ao terminar, aparece o aviso com quantos grupos foram sincronizados.

• A sincronização é manual. Rode de novo quando o seu número entrar em grupos novos ou quando o nome de um grupo mudar pelo celular.
• Grupos de que o seu número saiu (ou que foram apagados) continuam na lista com a marcação inativo, e o histórico é mantido. Não é possível enviar mensagens para eles.
• Se chegar mensagem de um grupo que ainda não foi sincronizado, ele aparece sozinho na lista como Sem nome até a próxima sincronização.
• A quantidade de participantes aparece como ? quando o WhatsApp não informou o número.

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Conversa do grupo

A aba Conversa mostra o histórico do grupo e se atualiza sozinha quando chega mensagem nova.

• Cada mensagem recebida mostra quem enviou: o nome do contato e o telefone, se o participante já é um contato salvo, ou só o telefone.
• Imagens, vídeos, áudios e documentos recebidos aparecem na própria conversa.
• Mensagens enviadas pelo seu número direto do celular não aparecem no histórico, só as enviadas pelo painel.

Para enviar, use o campo Digite uma mensagem… ou o botão + para o editor completo, como nas conversas individuais (veja Tipos de mensagem). A mensagem sai pelo número ao qual o grupo pertence.

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Participantes

A aba Participantes consulta o WhatsApp na hora, toda vez que você a abre, então mostra quem está no grupo agora.

• Cada participante aparece com foto, nome e telefone. O nome segue a mesma ordem das conversas: contato salvo, nome do perfil do WhatsApp ou telefone.
• Administradores do grupo têm um ícone de escudo ao lado do nome.
• Quem já é contato aparece com · já é contato. O mesmo celular é reconhecido com e sem o nono dígito.
• Participantes que ocultam o número no WhatsApp não aparecem na lista.
• Use Buscar por nome ou telefone… para filtrar.

Ações disponíveis: Regras de Salvar todos:

• O contato novo recebe o nome do perfil do WhatsApp; se o participante não tiver nome no perfil, recebe o telefone como nome.
• Quem já é contato, com o mesmo telefone e sem e-mail, é contado em já existiam, e o nome e o telefone que você cadastrou ficam como estão. Só um contato ainda sem nome recebe o nome do perfil do WhatsApp.
• O mesmo celular com e sem o nono dígito é reconhecido como o mesmo contato, sem criar duplicata.
• Um contato que já tem e-mail e o mesmo telefone não é usado: um contato novo é criado para o participante e contado como salvo.
• A contagem de salvos e de já existiam bate com o que foi gravado.

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Criar grupo

Depois da criação, a tela Grupo criado mostra:

• quantos participantes entraram;
• quem não entrou. Normalmente é quem restringiu, na privacidade, quem pode colocá-lo em grupos, mas qualquer número que o WhatsApp não aceitou aparece aqui;
• o Link de convite do grupo, com botão para copiar.

O grupo novo já aparece na lista, sem precisar sincronizar.

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Convite para quem não entrou

Para quem não entrou, clique em Enviar convite por mensagem. Cada pessoa recebe, numa conversa individual e pelo número do grupo, a mensagem:

Você foi convidado para o grupo “Nome do grupo”. Entre por aqui: link-do-convite

• O convite só é enviado quando você clica, nunca automaticamente ao criar o grupo.
• O botão vale uma vez: depois do envio ele muda para Convite enviado. Se alguns envios falharem, o aviso mostra quantos convites foram enviados e quantos falharam.
• Cada convite fica registrado em Conversas, com o nome de quem enviou, quando a conta tem pelo menos um bot.
• O envio por mensagem existe só nesta tela, logo após criar o grupo. Depois de fechá-la, para convidar alguém, compartilhe o link do grupo pelo próprio WhatsApp.

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Editar grupo

Com o grupo aberto, clique no lápis Editar grupo. Os dados atuais são lidos do WhatsApp na hora. Só é possível editar quando o seu número é administrador do grupo. Se não for, a tela avisa e sugere pedir a um administrador para promover o número, ou fazer a alteração pelo celular. O botão Salvar só fica disponível quando algo mudou, e só os campos alterados são enviados ao WhatsApp. Cada campo é aplicado separadamente: ao terminar, a tela lista o que foi Alterado e o que Não foi possível alterar.

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Tipos de mensagem

O editor completo (botão +) é o mesmo nas conversas e nos grupos. O campo Texto da mensagem tem atalhos de formatação do WhatsApp: negrito, itálico, tachado, código, monoespaçado, lista com marcadores, lista numerada e citação.

• O upload aceita imagens JPG, PNG, WEBP e GIF, vídeo MP4, áudio MP3 e OGG, PDF, Word (DOC, DOCX) e Excel (XLS, XLSX).
• Botões e Lista de opções dependem do aparelho de quem recebe. Se o envio interativo falhar, a mensagem é reenviada automaticamente como texto com as opções numeradas.

Para os detalhes de cada formato no envio pela API, veja Enviar mensagens.

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Limites

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Cuidados para evitar bloqueio

O método Evolution API usa um número de WhatsApp comum, por automação não oficial. Volume alto ou padrão de envio parecido com spam pode levar o WhatsApp a suspender ou banir o número. A plataforma não limita a quantidade de mensagens enviadas por estas telas, então o cuidado é seu. A aba Boas Práticas, na tela do canal WhatsApp, traz as recomendações completas. As principais:

• Em números novos, comece com no máximo 100 mensagens por dia e aumente de 10% a 20% por semana.
• Aguarde pelo menos 3 segundos entre um envio e outro.
• Não mande mais de 3 mensagens seguidas para o mesmo contato sem resposta.
• Envie apenas entre 8h e 20h no fuso de quem recebe.
• Tenha o consentimento (opt-in) de quem recebe. Nunca use listas compradas.
• Evite links encurtados, caixa alta em excesso e palavras como “GRÁTIS” e “URGENTE”.
• Mantenha uso normal no número, enviando e recebendo mensagens além dos disparos.
• Se a taxa de bloqueios passar de 2%, pause os envios.

Nos grupos, em especial: adicione só quem concordou em participar. Para quem restringiu ser adicionado a grupos, use o convite, que depende de um clique seu justamente para não virar envio em massa sem intenção.

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Problemas comuns