Automações

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Como uma automação funciona

• Toda automação começa por um passo Início, que define o gatilho: o que faz alguém entrar nela.
• Depois do Início vêm os passos (enviar, esperar, verificar uma condição, marcar o contato, e outros), ligados por setas no desenho.
• Cada vez que alguém entra, nasce uma execução. Ela percorre os passos um a um e fica registrada na tela de execuções, com o resultado de cada passo.
• O que você edita é um rascunho, salvo automaticamente. Ele só passa a valer quando você clica em Ativar automação (ou Publicar alterações, se ela já estiver ativa). Cada publicação vira uma versão nova e fixa.
• Uma execução que já começou segue até o fim na versão em que nasceu, mesmo que você publique alterações no meio do caminho.

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Lista de automações

• Totais: Total de automações, Ativas, Pausadas e Rascunhos.
• Mensagens enviadas por dia: gráfico com os envios bem-sucedidos feitos por automações, nos últimos 7, 30 ou 90 dias (seletor Período).
• Tabela: Nome, Situação, Última alteração e Última execução de cada automação. Clique na linha para abrir o editor.

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Criar uma automação

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Usar um modelo

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Criar com IA

• A descrição precisa ter pelo menos 10 caracteres.
• A IA só usa comunicações que já existem, estão ativas e têm pelo menos um canal ativo. Ela não cria comunicações.
• A IA monta gatilhos de pedido, segmento, data do contato e chamada de API. O gatilho Evento de uma loja precisa ser escolhido à mão.
• Cada resposta substitui o desenho inteiro. O editor não tem desfazer: se o desenho já tiver passos, ou se você mexeu nele depois da última resposta da IA, a OctaSend pede confirmação antes.
• O fluxo gerado tem no máximo 40 passos.
• Na tela inicial da conversa você também pode ditar por voz, com até 2 minutos por gravação.
• Se o limite de uso de IA da conta tiver sido atingido, a mensagem “O limite de uso de IA foi atingido.” aparece e nada é alterado.
• A IA sugere um nome junto com o desenho. Enquanto a automação tiver o nome padrão “Nova automação”, o nome sugerido é aplicado sozinho. Depois que você dá outro nome, ele nunca é trocado: a resposta mostra a Sugestão de nome com o botão Usar este nome.

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Montar à mão

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Gatilhos

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Chegou um pedido

• Origem do pedido (opcional): por padrão vale Qualquer origem. Escolha uma integração conectada quando a mesma venda chega por mais de um caminho, como loja virtual e Bling, e a automação deve disparar só por um deles. Se a integração salva deixar de estar conectada, o campo avisa: “Esta integração não está conectada. Escolha outra origem ou Qualquer origem.”
• Pedido anterior à conexão não dispara. Quando você conecta uma integração nova, os pedidos criados antes do dia da conexão nunca disparam automações de pedido, o que evita mensagens sobre compras antigas. Pedidos feitos a partir do dia da conexão seguem disparando normalmente. A importação por planilha continua com a escolha da caixa Disparar automações com gatilho “Chegou um pedido”.
• Situação do pedido (opcional): o campo sugere as situações que já apareceram nos seus pedidos. Em branco, a automação dispara uma vez por pedido, na primeira vez que ele é visto, e não a cada mudança de situação. Preenchida, dispara uma vez por pedido quando ele atinge aquela situação. A comparação ignora maiúsculas, minúsculas e espaços nas pontas.
• Na Nuvem Shop, a situação usada é a situação do pagamento do pedido. Na Wake, é o nome da situação do pedido na loja.
• Além dos avisos em tempo real da loja, a OctaSend revisa periodicamente os pedidos recentes das lojas conectadas. Um pedido cujo aviso se perdeu ainda dispara, e um pedido que já disparou não dispara de novo.
• Na Nuvem Shop, o aviso em tempo real de um pedido só chega para os eventos de pedido que estão ativos no mapeamento de eventos da integração. Sem nenhum evento de pedido ativo, o pedido dispara pela revisão periódica, que roda a cada 30 minutos, e pode levar até meia hora.
• Na importação de pedidos por planilha (E-commerce → Pedidos → Importar pedidos), a opção Disparar automações com gatilho “Chegou um pedido” vem desmarcada. Marcada, só os pedidos novos daquela planilha disparam; pedidos já importados antes nunca disparam de novo. A opção não controla as automações por segmento: elas avaliam a base inteira no agendamento de cada uma (de hora em hora, a cada 6 horas ou 1x por dia) e podem alcançar os pedidos importados na próxima varredura. A tela de importação lista as automações de segmento ativas antes de você confirmar; pause as que não devem enxergar a carga.
• Duas automações diferentes podem disparar para o mesmo pedido: por exemplo, uma para qualquer pedido e outra para pedidos pagos.

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Evento de uma loja

• os eventos de produto da Nuvem Shop (Produto criado, Produto atualizado e Produto removido), que não têm cliente a quem enviar. Eles continuam disponíveis no passo Aguardar evento;
• o Carrinho abandonado da Wake, que é enviado só pela comunicação mapeada para esse evento na integração da loja.

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Segmento de contatos

• Só contatos ativos entram.
• Os critérios de pedido consideram os pedidos do cliente da loja com o mesmo e-mail do contato.
• Os campos de status comparam o texto exato da situação. Use as sugestões do campo, que listam as situações já registradas nos seus pedidos.
• Cada contato entra uma única vez por versão publicada, mesmo que saia do segmento e volte depois.
• Publicar uma alteração no desenho cria uma versão nova: todos os contatos que atendem ao segmento entram de novo, inclusive quem já passou pela automação. A OctaSend pede confirmação antes. Publicar sem ter mudado nada reaproveita a versão atual e não faz ninguém entrar de novo.
• Cada automação inicia no máximo 500 execuções novas por varredura. Quem sobrar entra nas varreduras seguintes.

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Data de um campo do contato

• Campo do contato: o nome da informação no cadastro, por exemplo aniversario. O valor precisa estar no formato AAAA-MM-DD (ex.: 1990-05-17); outros formatos são ignorados.
• Recorrência: Anual compara só dia e mês e dispara uma vez por ano. Uma vez compara a data completa e dispara uma única vez.
• Quantidade de dias e Quando (Antes, No dia ou Depois): para avisar alguns dias antes ou depois da data, até 365 dias.
• Só contatos ativos entram.

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Agendamento de segmento e data

• Frequência: De hora em hora, A cada 6 horas ou 1x por dia (padrão).
• Horário: só para 1x por dia, no horário de Brasília. O padrão é 04:00.
• Rodar agora: faz a varredura na hora, sem esperar o horário. A OctaSend informa quantos contatos entraram, ou “Nenhum contato bateu no critério agora.”. Se a varredura não terminar em cerca de 40 segundos, o restante fica para uma próxima rodada.

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Chamada de API

POST /functions/v1/flow-trigger
Authorization: Bearer at_f4a92b...
Content-Type: application/json

{
  "trigger_slug": "cadastro-concluido",
  "recipient": {
    "email": "usuario@exemplo.com",
    "phone": "+5511999990000"
  },
  "variables": {
    "cliente_nome": "Ana",
    "plano": "Pro"
  },
  "idempotency_key": "cadastro-12345"
}

{ "started": 1, "duplicated": 0 }

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Uma dúvida de produto foi respondida

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Passos

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Enviar

• Comunicação: só aparecem comunicações ativas.
• Canais: lista só os canais que você configurou e deixou ativos, para a comunicação escolhida. Um canal que já estava marcado e foi desativado depois continua visível como “(inativo)” e pode ser desmarcado. Sem nenhum marcado, vale o padrão configurado na comunicação.
• Limitar quantas vezes este contato recebe mensagens de automação: defina Quantidade máxima e Período em dias (os dois a partir de 1). A conta considera os envios bem-sucedidos de todas as automações para aquele contato no período. Se o limite já foi atingido, o envio é ignorado e a execução segue. O limite só vale quando a execução tem um contato identificado.

• Marketing ou transacional: o gatilho define o tipo das mensagens da automação. Com Segmento de contatos, Data de um campo do contato ou Chamada de API, as mensagens são de marketing. Com Chegou um pedido, Evento de uma loja ou Uma dúvida de produto foi respondida, são transacionais: falam de um pedido, da conta ou da pergunta do próprio cliente. Uma exceção: o evento de checkout abandonado da Shopify é tratado como marketing (respeita o descadastro e leva o link de descadastro).
• Descadastro: só vale para as automações de marketing. Nelas, um contato descadastrado do E-mail, do WhatsApp ou do SMS não recebe a mensagem nesse canal: o envio é pulado, aparece em Logs de mensagens como Ignorada, com o motivo “Contato descadastrado”, e a execução segue. As automações transacionais enviam normalmente, mesmo para quem se descadastrou. Veja Contatos.
• Link de descadastro: os e-mails das automações de marketing levam no rodapé a linha “Não quer mais receber estes e-mails? Descadastre-se”, em português, inglês ou espanhol, conforme o idioma do e-mail (os demais idiomas recebem o texto em português). Pelo SendGrid e pelo SMTP, levam também o cabeçalho de descadastro em um clique (List-Unsubscribe). Os e-mails das automações transacionais saem sem essa linha e sem o cabeçalho.
• Limite diário: em todas as automações, cada envio a um canal conta no Limite diário de mensagens da conta (veja Configurações). Acima do limite, o envio falha com o motivo “Limite diário de mensagens atingido” e a execução segue para o próximo passo.

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Esperar

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Se

• Campo: o nome exato da variável, sem chaves e sem pontos (ex.: pedido_status, pedido_total).
• Comparação: é igual a, é diferente de, é maior que, é menor que, contém ou está preenchido.
• Tipo do valor: para “é igual a” e “é diferente de”, escolha Texto ou Número.
• Valor: não aparece em “está preenchido”.

• Os dados são os do momento em que a execução começou (as variáveis do gatilho). O passo não consulta a loja de novo e não enxerga as variáveis {{produto.conteudo.*}} criadas pelos passos Conteúdo do produto e Texto por IA.
• Se o campo não existir na execução, a condição segue por não, inclusive em “é diferente de”.
• “é maior que” e “é menor que” aceitam números que chegam como texto (a loja envia pedido_total como texto, por exemplo).
• “é igual a” e “é diferente de” comparam o valor e o tipo exatamente. Para valores numéricos vindos da loja, prefira “é maior que” e “é menor que”.
• “contém” procura um texto dentro de outro texto, ou um item dentro de uma lista.

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Aguardar evento

• Eventos de pedido e de cliente: só o evento do mesmo cliente da execução. A OctaSend compara o e-mail (sem diferenciar maiúsculas) ou o telefone (só os dígitos) do evento com os da execução; basta um dos dois bater. Um evento de outro cliente não libera a espera, e um evento sem e-mail nem telefone não libera ninguém: a execução segue até o prazo.
• Eventos de produto da Nuvem Shop (Produto criado, Produto atualizado e Produto removido): não têm cliente, então o evento libera todas as execuções que esperam por ele.

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Marcar contato e Atualizar contato

• Marcar contato: adiciona a Tag informada ao contato da execução.
• Atualizar contato: grava o Valor no Campo informado do cadastro do contato. O campo pode ser usado depois em segmentos e gatilhos por data.

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Chamar webhook

• Em POST, o corpo é um JSON com recipient (destinatário) e context (os dados da execução).
• Cada tentativa espera até 10 segundos. Se o seu servidor responder com erro 5xx ou não responder, a OctaSend tenta de novo, com até 3 tentativas no total. Um erro 4xx não é repetido.
• O resultado não muda o caminho: a execução segue para o próximo passo, com o passo registrado como sucesso ou falha.

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Dividir A/B

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Conteúdo do produto

• Produtos sem conteúdo são ignorados, e a tela de execuções mostra os códigos deles. Se nenhum produto do pedido tiver conteúdo, a execução segue pela saída sem conteúdo. Sem nada ligado nessa saída, a automação para ali e nada é enviado.
• São usados até 50 produtos diferentes por pedido. A notificação push leva só o primeiro produto.

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Texto por IA

• Instrução para a IA (obrigatória): orienta tom e ênfase. Ela não autoriza a IA a afirmar o que não está cadastrado.
• Tom de voz: Padrão da conta usa o tom definido na Base de Conhecimento; sem tom definido, vale o Formal. Você pode escolher outro tom só para este passo.
• A IA usa apenas o conteúdo dos produtos (preparado por um passo Conteúdo do produto antes dela), os dados do pedido (nome do cliente, número, itens e total) e, em automações por segmento e por data, até 5 produtos que o cliente comprou mais recentemente. Ela não inventa prazo, preço, troca, garantia, desconto ou disponibilidade.
• Se as Instruções da empresa estiverem preenchidas (menu Chatbot Site, aba System Prompt; veja Chatbot do site), a IA também as segue.
• Se a IA não responder em 20 segundos, falhar, devolver texto vazio ou o limite de uso de IA da conta tiver sido atingido, a mensagem sai com o texto do produto sem IA. A tela de execuções mostra o motivo.

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Variáveis nas mensagens

• {{pedido_numero}} é o número que o cliente vê; quando a loja não informa número, vem o identificador do pedido.
• {{pedido_itens}} traz um item por linha, no formato 2x Camiseta Preta.
• {{loja_origem}} indica de onde veio o pedido: a integração de origem (por exemplo, nuvemshop, wake, shopify ou yampi) ou manual (importado por planilha).
• {{link_avaliacao}} é o link para o cliente avaliar os produtos. Ele só é gerado quando o módulo Avaliações de produtos está ativo, e sai preenchido em qualquer automação do mesmo pedido: se o pedido já recebeu um link que ainda vale (não usado e não vencido), as automações seguintes, disparadas por outro evento do pedido, repetem esse link; se não, um link novo é gerado. Com o módulo desligado, a variável fica vazia.

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Ativar, publicar e pausar

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Ajuste antes de ativar

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Ativar e publicar

• Ativar automação publica o rascunho e liga a automação.
• Com a automação ativa, o botão vira Publicar alterações: as mudanças do rascunho só passam a valer depois dele. Execuções já em andamento continuam na versão anterior.

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Pausar e reativar

• Enquanto pausada, a automação não aceita novos disparos e as varreduras agendadas não rodam.
• Uma execução em andamento é cancelada quando chega a hora do próximo passo dela com a automação pausada. Ela aparece como Cancelada, com a mensagem “A automação foi pausada ou excluída enquanto esta execução estava em andamento.”, e não é retomada ao reativar.
• A chave e o botão Ativar da lista religam a última versão publicada. Para colocar no ar alterações do rascunho, use Ativar automação no editor.
• Ao reativar uma automação que usa Evento de uma loja ou Aguardar evento, a OctaSend pede de novo à loja que envie o evento. Se a loja recusar, o painel mostra o mesmo aviso da publicação.

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Renomear e excluir

• Renomear: use o lápis na linha da lista ou ao lado do nome, no editor. O nome aparece na lista e no editor e não muda o que a automação faz. Ele não pode ficar vazio.
• Excluir: use a lixeira na linha da lista ou no topo do editor e confirme em Excluir automação?. A automação sai da lista e para de disparar. Se ela já foi ativada alguma vez, o painel avisa que as execuções em andamento são encerradas: quem está no meio dela deixa de receber os próximos passos, e essas execuções aparecem como Canceladas.

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Execuções

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Quando uma execução é interrompida

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Acompanhar os resultados

• Dashboard: a seção Automações mostra Total de execuções, Concluídas, Falharam, Em andamento, o gráfico Execuções por dia e as Últimas execuções de todas as automações, no período escolhido no topo. Veja Dashboard.
• Logs: em Comunicações → Logs, a aba Automações lista as mensagens enviadas pelas automações. Veja Logs de mensagens.
• Tags: toda mensagem enviada por automação leva como tag o e-mail do destinatário e, nas automações com o gatilho Chegou um pedido, o identificador do pedido na loja. Assim você filtra os envios de um cliente ou pedido pela API de consulta de logs e acompanha a jornada em Fluxo.

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Automações e outras funcionalidades

• Fluxo (Comunicações → Fluxo) só mostra a linha do tempo das mensagens enviadas com uma tag. Ele não envia nada. As automações são o que dispara as mensagens.
• Mapeamento de eventos da integração (Nuvem Shop) envia uma comunicação por evento, sem passos. Ele funciona de forma independente das automações: se um evento tiver comunicação mapeada e também uma automação, as duas saem.
• Campanhas (Campanhas) são envios em massa, feitos uma vez. Automações disparam para cada pessoa no momento certo, continuamente.

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Limites