Como os contatos entram na base
Você não precisa cadastrar todo mundo à mão. A maior parte dos contatos é criada ou atualizada automaticamente, a partir do que já passa pela OctaSend:
Contatos criados sem um nome conhecido aparecem como Sem nome na lista até que alguma origem traga o nome. No detalhe, o título mostra o e-mail ou o telefone do contato no lugar do nome, e ao editar o campo Nome vem vazio para você preencher. Se você salvar a edição com o campo vazio, o contato continua Sem nome.
Nas mensagens, o nome de um contato Sem nome fica vazio:
{{name}} nas campanhas e {{cliente_nome}} nas automações por segmento e por data.
Um envio que identifica o destinatário só por
user_id, fcm_token ou identificadores de Telegram e Slack, sem e-mail nem telefone, não cria contato.Como a OctaSend evita contatos duplicados
Antes de criar um contato a partir de uma origem automática, a OctaSend procura se a pessoa já existe:1
Procura pelo e-mail
Se já existe um contato com o mesmo e-mail, é ele que recebe os dados novos.
2
Procura pelo telefone
Sem e-mail correspondente, procura um contato com o mesmo telefone que ainda não tenha e-mail próprio.
3
Cria um contato novo
Se nenhuma das duas buscas encontrar alguém, um contato novo é criado.
- Um e-mail pertence a um único contato na sua conta. Cadastrar ou importar pelo painel o e-mail de um contato ativo dá erro. O e-mail de um contato removido não dá erro: ele restaura esse contato (veja Remover e restaurar um contato).
- Telefone igual não basta para juntar dois cadastros. Duas pessoas podem compartilhar um número (linha da empresa, telefone da família). Se o contato encontrado pelo telefone já tem outro e-mail, a OctaSend cria um contato separado em vez de misturar os dois. Por isso, sempre que tiver o e-mail, envie-o junto com o telefone.
- Maiúsculas contam no e-mail:
Ana@exemplo.comeana@exemplo.comviram dois contatos. O cadastro e a importação de clientes do E-commerce, a importação de pedidos e o chatbot do site já convertem o e-mail para minúsculas; no envio pela API e no painel de Contatos, o e-mail é gravado como você enviou. Padronize os e-mails em minúsculas. - Ao atualizar um contato existente, o telefone passa a ser o mais recente informado, um e-mail que faltava é preenchido e, quando a origem traz um nome (API com
nome, automação, loja, E-commerce), o nome é substituído por ele. Uma célula de nome vazia numa planilha de E-commerce não apaga o nome já cadastrado. - Mensagens recebidas no WhatsApp e participantes salvos de grupos nunca trocam um nome já cadastrado. O nome do perfil do WhatsApp só preenche contatos que ainda estão Sem nome.
- Salvar participantes de grupo reconhece o mesmo celular com e sem o nono dígito e não cria duplicata. Um contato que já tem e-mail não é usado para o participante com o mesmo telefone: nesse caso, nasce um contato novo. Um participante que era um contato removido é restaurado e volta para a lista.
- O chatbot do site nunca altera um cadastro existente. Se o e-mail ou o telefone informado pelo visitante já pertence a um contato, a conversa só é vinculada a ele; nenhum dado do contato muda.
Formato do telefone
Nas origens automáticas, o telefone é padronizado no formato internacional:+ seguido só dos dígitos (ex.: +5511999999999). A mesma regra vale no envio pelo WhatsApp e na conferência do descadastro. Há uma exceção, descrita logo abaixo da tabela.
Exceção à padronização: no cadastro e na importação de clientes do E-commerce, o
+ é descartado antes da padronização, e o número é lido como se tivesse chegado sem +. Lá, informe o número com o código do país (ex.: 55 11 99999-9999).
No Novo Contato e no Importar CSV desta tela, o telefone é gravado exatamente como você digitou. Use o mesmo formato internacional sugerido no campo (+5511999999999).
A lista de contatos
A tabela mostra os contatos da conta conforme o seletor Mostrar: Ativos (o padrão) ou Removidos (veja Remover e restaurar um contato). As colunas são Nome, Email, Telefone, Descadastrado de e Criado em, além de colunas de canal que só aparecem quando o canal está ativo na sua conta. Descadastrado de mostra os canais (E-mail, WhatsApp, SMS) de que o contato se descadastrou, ou um traço quando ele recebe por todos (veja Descadastro por canal).
Nas colunas de canal, um sinal de confirmação indica que o dado está preenchido; um traço indica que falta.
- Busca — o campo Buscar por nome, email ou telefone… encontra qualquer contato que contenha o trecho digitado no nome, no e-mail ou no telefone, sem diferenciar maiúsculas. Para telefone, digite só os números (ex.:
11999). - Ordenação — clique no título de Nome, Email, Telefone ou Criado em para ordenar; clique de novo para inverter. A ordem inicial é por nome, de A a Z.
- Paginação — 50 contatos por página. Com mais de 50, aparecem o total de contatos e os botões Anterior e Próxima.
- Detalhes — clique numa linha para abrir o contato, com a data de criação, os Dados principais (Email, Telefone, User ID), os Canais (Telegram Chat ID, Slack User ID, Slack Channel, FCM Token) e o Descadastro de cada canal. Cada valor tem um botão de copiar; o telefone é copiado só com os dígitos. Num contato removido, o botão Editar dá lugar a Restaurar.
Criar e editar um contato
Clique em Novo Contato, preencha e clique em Salvar. Para editar, use o lápis na linha do contato ou o botão Editar nos detalhes.
O formulário mostra todos os campos, mesmo os de canais que você não usa. Num contato novo, o botão Salvar só fica disponível com o nome preenchido. Na edição de um contato Sem nome, você pode salvar com o nome vazio, por exemplo para preencher só um campo de canal, e ele continua Sem nome. Na edição de um contato já criado, o formulário também tem o quadro Descadastro (veja Descadastro por canal).
Salvar uma edição pelo painel mantém os campos extras que o formulário não mostra: os gravados pelo passo Atualizar contato das automações (como um campo de data usado no gatilho Data de um campo do contato) e a origem do contato continuam no cadastro. Só mudam os campos que aparecem no formulário. Apagar o valor de um campo de canal (User ID, Telegram Chat ID, Slack User ID, Slack Channel ou FCM Token) remove esse dado do contato.
Descadastro por canal
O contato pode estar descadastrado do E-mail, do WhatsApp e do SMS, de forma independente. O descadastro vale para as mensagens de marketing: as mensagens transacionais, sobre um pedido ou a conta do próprio contato, continuam chegando.
Quando o descadastro é respeitado, o canal descadastrado não recebe: o envio é pulado e aparece em Logs de mensagens como Ignorada, com o motivo “Contato descadastrado”. Os outros canais da mesma mensagem seguem normalmente.
Onde o descadastro aparece:
- na coluna Descadastrado de da lista;
- no detalhe do contato, no quadro Descadastro: cada canal mostra Recebe campanhas e automações de marketing ou Descadastrado, com a data e a origem (por exemplo, “Desde 20/09/2026 10:00 · link no e-mail”). Quando outro contato da conta com o mesmo e-mail ou telefone se descadastrou, o canal aparece como Descadastrado por outro contato com o mesmo e-mail/telefone, porque o envio também é pulado para este contato;
- na edição do contato, no quadro Descadastro, com uma caixa por canal.
Para descadastrar ou recadastrar pelo painel, edite o contato, marque ou desmarque o canal no quadro Descadastro e clique em Salvar. Só os canais que você mudou são gravados: salvar o contato sem mexer no quadro mantém a data e a origem do descadastro original.
Regras:
- O descadastro do e-mail vale para o endereço de e-mail, sem diferenciar maiúsculas: um envio para o mesmo e-mail é pulado mesmo que parta de outro cadastro. O descadastro do WhatsApp e do SMS vale para o mesmo telefone.
- A conferência é feita no momento de cada envio. Descadastrar um contato no meio de uma campanha já vale para os envios seguintes.
- Os e-mails de campanhas e de automações de marketing levam no rodapé o link de descadastro. Os e-mails transacionais e os enviados pela API não levam.
Remover e restaurar um contato
Clique na lixeira da linha e confirme em Remover contato?. O contato sai da lista de ativos, deixa de entrar nas automações por segmento e por data e deixa de receber campanhas.- Remover não tira o contato das listas de campanha em que ele já está. Ele fica de fora quando a campanha começa a enviar e, numa campanha que já está enviando, o envio para ele é pulado com o motivo “Contato removido”.
- As origens automáticas não trazem um contato removido de volta à lista: envios pela API, pedidos da loja, conversas e a importação de clientes do E-commerce podem atualizar os dados dele, mas ele continua removido.
- você cria em Novo Contato, ou importa em Importar CSV, um contato com o mesmo e-mail dele: em vez de dar erro, a OctaSend restaura o removido com os dados novos;
- você salva, na aba Participantes de um grupo de WhatsApp, um participante que era esse contato.
Importar contatos por planilha
Há dois caminhos de importação. Os dois criam contatos; a importação de clientes do E-commerce também cria o cliente em E-commerce → Clientes e é mais tolerante com o formato do arquivo.- Contatos (Importar CSV)
- Clientes do E-commerce
Em Comunicações → Contatos, clique em Importar CSV.Formato do arquivo
1
Baixe o modelo
Clique em Baixar modelo para obter um arquivo com o cabeçalho
nome,email,telefone.2
Envie o arquivo
Arraste o
.csv para a área indicada ou clique em Selecionar arquivo CSV.3
Confira a prévia
A tela mostra quantos contatos estão prontos para importação e as 20 primeiras linhas. Linhas ignoradas aparecem em Avisos.
4
Importe
Clique em Importar N contatos. Ao terminar, aparece N contatos importados com sucesso. Se alguma linha restaurou um contato removido, a mensagem diz quantos (por exemplo, (2 restaurados que estavam removidos)).
- Apenas
.csv, com as colunas separadas por vírgula e codificação UTF-8. - A primeira linha é o cabeçalho. Maiúsculas e minúsculas no cabeçalho não importam.
- Colunas reconhecidas:
Qualquer outra coluna é ignorada, inclusive variações como
e-mail.Validações e errosO e-mail não passa por validação de formato e o telefone é gravado como está no arquivo.
Onde os contatos são usados
- Campanhas — em Campanhas → Listas você busca contatos e os adiciona às listas que as campanhas usam como público. Veja Campanhas.
- Automações — os gatilhos Segmento de contatos e Data de um campo do contato partem da base de contatos e consideram só contatos ativos (não removidos). O campo de data precisa estar no formato
AAAA-MM-DD. Os passos Atualizar contato e Marcar contato gravam dados e marcações no contato; esses dados extras não aparecem na tela de Contatos. Veja Automações. - WhatsApp — o nome do contato aparece junto do telefone nas conversas e nos grupos. Na aba Participantes de um grupo, quem já está na base aparece como já é contato; os demais podem ser salvos um a um (Salvar como contato) ou todos de uma vez (Salvar todos). Veja WhatsApp: conversas e grupos.