Comunicações

Uma comunicação é um evento do seu negócio, como “boas-vindas”, “pedido-confirmado” ou “senha-redefinida”, com o conteúdo pronto para cada canal e cada idioma em que ele pode ser enviado. Seu sistema, suas automações e suas integrações disparam a comunicação pelo slug. A OctaSend escolhe o conteúdo certo para cada destinatário e faz a entrega. As comunicações ficam em Comunicações → Templates, no menu lateral.

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Como uma comunicação é organizada

Qualquer usuário da sua conta pode criar, editar, ativar, desativar e excluir comunicações.

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Criar uma comunicação

Se o slug já existir na sua conta, a comunicação não é criada e o painel mostra o erro.

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Editar nome e slug

Na tela da comunicação, clique no lápis (Editar nome e slug) ao lado do título. Enquanto você digita o slug, letras maiúsculas viram minúsculas e caracteres não aceitos viram hífen. Nome e slug não podem ficar vazios. A descrição não pode ser alterada depois da criação. Trocar só o nome salva direto. Ao trocar o slug, antes de salvar o painel confere se alguma automação usa a comunicação num passo de envio, com as mesmas regras da exclusão:

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Status e exclusão

A lista mostra, para cada comunicação, o nome, o slug, a descrição, o status (Ativo ou Inativo) e a data da última atualização. Uma comunicação inativa não é disparada: a API responde 404 Communication not found, as automações e as integrações que a usam param de enviar, e ela não aparece para escolha nas automações. Toda comunicação nasce ativa. Para desativar ou ativar de novo, use a chave Comunicação (Ativa ou Inativa) no topo da tela da comunicação:

• Ativar vale na hora.
• Desativar pede confirmação em Desativar a comunicação?, que explica o efeito nos envios pela API, nas automações e nas integrações. Confirme em Desativar comunicação. Nada é apagado, e você pode ativar de novo quando quiser.

Para parar de enviar só num canal ou num idioma, remova o canal ou despublique as versões dele (veja Canais e Versões, rascunho e publicação, mais abaixo). Para excluir, clique na lixeira da comunicação na lista. Antes de pedir a confirmação, o painel confere se alguma automação usa a comunicação num passo de envio: A exclusão não pode ser desfeita e:

• apaga todos os canais, idiomas, versões e variações de WhatsApp da comunicação;
• remove o mapeamento de eventos das integrações de e-commerce que usavam essa comunicação;
• mantém o histórico de envios em Logs de mensagens.

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Canais

Na tela da comunicação, a seção Canais mostra um cartão para cada canal liberado para a sua conta. Canais não liberados não aparecem. Para usar outro canal, fale com a OctaSend.

• Cartão tracejado com + Adicionar canal: o canal ainda não existe nesta comunicação. Clique para adicioná-lo.
• Cartão preenchido: o canal já existe e mostra quantos idiomas tem (por exemplo, “2 idioma(s) · Clique para editar”). Clique para abrir os idiomas e as versões.

Um canal só participa do envio quando tem uma versão publicada em algum idioma. Canal sem versão publicada não é enviado e aparece em Logs como Ignorada, com o motivo. Para remover um canal, clique na lixeira no canto do cartão dele e confirme em Remover canal. Todos os idiomas e versões do canal são apagados, sem volta, e os envios da comunicação deixam de sair por ele, inclusive nas automações que enviam só por esse canal. Para parar de enviar sem apagar nada, despublique as versões dos idiomas desse canal, ou limite os canais no envio com o campo channels da API.

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Idiomas

Ao abrir um canal, você vê a tela Templates por idioma. Em Adicionar idioma aparecem os idiomas que o canal ainda não tem: Clicar num idioma abre o editor. O idioma só passa a existir no canal quando você grava a primeira versão: com Salvar rascunho, ela nasce Não publicada; com Publicar, já nasce publicada. Cada idioma aparece como um grupo que abre e fecha, com a quantidade de versões. O português vem primeiro e os demais em ordem alfabética. Dentro do grupo, a tabela mostra Título, Assunto (só no e-mail), Atualizado em e Status (Publicada ou Não publicada, mais o aviso Alterações não publicadas quando a versão tem rascunho), com a versão publicada no topo e as outras da mais recente para a mais antiga. Clique numa linha para abrir a versão.

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Qual idioma chega ao destinatário

A cada envio, a OctaSend procura uma versão publicada do canal nesta ordem e usa a primeira que encontrar:

1. O idioma informado no envio (campo language da API).
2. A base desse idioma. Para pt-BR, tenta pt.
3. O Idioma padrão da sua conta.
4. O Idioma de fallback da sua conta.
5. en.

Se nenhum desses idiomas tiver versão publicada:

• e o canal tiver exatamente uma versão publicada, em qualquer idioma, é ela que vai;
• e o canal tiver duas ou mais versões publicadas em outros idiomas, o canal não é enviado. O envio desse canal aparece em Logs de mensagens com o status Ignorada e o motivo No template found for any language. A OctaSend prefere não enviar a mandar a mensagem num idioma escolhido ao acaso.

O envio real usa sempre o conteúdo publicado da versão. Um rascunho salvo nunca é usado nos envios pela API, pelas automações ou pelas integrações: só o Enviar teste usa o rascunho. O Idioma padrão e o Idioma de fallback ficam em Configurações → Geral. Veja Configurações.

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Versões, rascunho e publicação

Cada idioma pode ter várias versões, mas só uma fica publicada, e é ela que vai nos envios. No topo do editor, uma barra lista as versões do idioma com o nome, o status (Publicada ou Não publicada) e, quando a versão tem rascunho, o aviso Alterações não publicadas. Clique no nome para abrir outra versão. No fim do formulário ficam três botões: Teclar Enter num campo de uma linha, como o Assunto, salva o rascunho. Publicar só acontece pelo botão. Ao abrir uma versão, o editor mostra o que está salvo nela: o rascunho, quando existe, por cima do conteúdo publicado. Dois avisos explicam a situação:

• Você tem alterações não publicadas: a versão publicada tem um rascunho. O aviso mostra quando ele foi salvo e lembra que os envios continuam usando a versão publicada até você publicar.
• Esta versão não está publicada: o aviso diz qual versão do idioma está nos envios ou, se nenhuma estiver publicada, que é preciso publicar esta para ela ser usada.

As outras ações da versão:

• Descartar rascunho: aparece nos avisos quando a versão tem rascunho. Depois da confirmação, o editor volta ao conteúdo salvo da versão.
• Despublicar: aparece ao lado do status da versão publicada. Enquanto nenhuma versão do idioma estiver publicada, os envios passam a usar outro idioma, se houver (veja Qual idioma chega ao destinatário, acima).
• Nova versão: cria uma cópia do que está salvo na versão aberta, rascunho incluído, com o nome “nome da versão (cópia)”, Não publicada e sem rascunho próprio. O botão fica disponível depois que a versão é gravada pela primeira vez.
• Excluir: a lixeira aparece só nas versões não publicadas. Para excluir a versão publicada, publique outra antes ou despublique-a.
• Título da versão: nome interno para você identificar a versão. Não é enviado ao destinatário.

Se houver alterações não salvas, o painel pede confirmação antes de abrir outra versão, criar uma nova versão, despublicar, excluir uma versão ou usar Copiar de, porque essas ações descartam o que não foi salvo. As variações de WhatsApp geradas por IA pertencem a cada versão. Uma versão criada com Nova versão começa sem variações e com o recurso desligado.

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Variáveis

Os campos de conteúdo aceitam variáveis no formato {{nome_da_variavel}}: assunto, preheader, título, corpo, mensagens e mídias do WhatsApp, URL da mídia do Telegram, Block Kit do Slack e as URLs do Web Push e do In-app. O valor vem do campo variables do envio pela API, ou dos dados que a automação ou a integração passam. Não aceitam variáveis: os botões inline do Telegram (texto, URL e callback_data) e a aparência do bot no Slack (nome e ícone). Uma variável escrita nesses campos chega como está ao destinatário.

• O nome da variável aceita letras, números, sublinhado e ponto, sem espaços dentro das chaves. Escreva {{nome}}, não {{ nome }}.
• Uma variável que não foi enviada chega literalmente ao destinatário (por exemplo, {{nome}}). A exceção são as variáveis de conteúdo dos produtos (produto.conteudo.*), que ficam vazias quando faltam. Veja Conteúdo rico.
• No corpo HTML do e-mail, o valor da variável entra como texto: um HTML dentro do valor aparece como texto na mensagem, e as quebras de linha viram quebras de linha.
• Se o Assunto do e-mail ou o Título de uma notificação ficar vazio, a mensagem sai com o nome da comunicação no lugar.

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Editor de cada canal

O editor de um idioma mostra, no título, a comunicação, o canal e o idioma. Os botões Publicar, Salvar rascunho e Enviar teste ficam no fim do formulário.

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Importar o layout do e-mail de uma página

No editor de e-mail, Importar do Claude Design traz um layout pronto para o corpo do e-mail. O layout pode vir de três lugares:

• Escolher arquivo .html: o HTML baixado da página.
• Ou cole o HTML: o conteúdo colado direto.
• Cole o link da página do layout e clique em Salvar e Importar. Serve qualquer página pública, não só o Claude Design.

Antes de aplicar, o painel mostra uma prévia, os avisos da leitura (por exemplo, estilos do <head> descartados) e as variáveis encontradas no HTML. O HTML passa por uma limpeza de segurança. Ao clicar em Aplicar no e-mail:

• o corpo passa para o Builder, com o layout inteiro num bloco HTML;
• se o e-mail já tinha conteúdo, o painel pede confirmação em Substituir o conteúdo atual?, e a substituição não pode ser desfeita;
• o Assunto e o Preheader são preenchidos com os da página, quando ela traz esses dados. Se não trouxer, os seus são mantidos;
• se a versão já foi gravada antes, o layout é salvo na hora como rascunho (“Layout importado e salvo no rascunho.”), junto com o restante do que está no editor. Os envios só passam a usar o layout novo depois que você clicar em Publicar. Se a gravação falhar, o layout continua no editor e o painel pede para usar Salvar rascunho.

Numa versão já gravada, o link fica salvo assim que você o envia, mesmo que a leitura da página falhe. Numa versão nova, ele é gravado junto com o primeiro salvamento. Da próxima vez, o mesmo diálogo mostra o Link salvo com os botões Atualizar Layout (lê a versão mais recente da página e passa pelo mesmo caminho do rascunho) e Trocar Link.

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Status da integração de templates de e-mail

Na lista de comunicações, o botão Status integração de templates de e-mail abre um painel com todos os e-mails que têm link de layout salvo. Cada linha é uma comunicação e cada coluna é um idioma. A célula mostra o assunto (ou “Sem assunto”), o link, a data da última leitura do layout (ou “Nunca integrado”) e o nome da versão. Quando a versão tem rascunho, o assunto e a data são os do rascunho, e a célula mostra Alterações não publicadas. Quando um idioma tem mais de uma versão com link, a célula mostra a integrada mais recentemente.

• Busque por nome da comunicação, assunto ou link.
• O lápis ao lado do link edita o endereço (só links http ou https).
• A data abre o editor daquele idioma.
• Atualizar HTML lê de novo o layout de cada idioma da comunicação e grava na versão mostrada na célula (a integrada mais recentemente), junto com o assunto e o preheader quando a página os traz. As outras versões do idioma com link não são atualizadas.

Atualizar HTML segue a mesma regra do Salvar rascunho, sem publicar nada sozinho:

• Numa versão publicada, o layout novo entra no rascunho dela, junto com as outras alterações que o rascunho já tinha. Os envios continuam com o conteúdo publicado até você abrir a versão no editor e clicar em Publicar. O aviso ao terminar diz quantos idiomas ficaram no rascunho (“publique no editor para valer nos envios”). Se o layout lido for igual ao publicado, nenhum rascunho é criado: só a data da leitura muda.
• Numa versão não publicada, o layout é gravado na própria versão, que continua fora dos envios.

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Editar com IA (e-mail)

No editor de e-mail, Editar com IA abre uma conversa em que você pede mudanças em linguagem natural, como “deixe mais formal” ou “adicione um parágrafo convidando para o evento”. A IA altera só o que o pedido exige, preserva as variáveis {{...}} e responde explicando o que fez. As mudanças entram no editor, e só ficam gravadas quando você clica em Salvar rascunho ou Publicar. As imagens anexadas ficam hospedadas num endereço público, para poderem aparecer no e-mail. No builder, se a IA devolver textos que não batem com os blocos do layout, o corpo não é alterado. Só a resposta da IA aparece na conversa (e o assunto é aplicado, se ela o mudou). Peça de novo.

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Copiar e traduzir entre idiomas

Quando o canal já tem conteúdo em outro idioma, o editor mostra uma barra com duas opções. Copiar de: traz para o editor o conteúdo salvo de uma versão de outro idioma (com o rascunho dela, se houver), no lugar do que está na tela. Vem só o conteúdo: assunto, preheader, corpo, mensagens e as opções do canal. Continuam os da versão aberta o Título da versão, a conexão de WhatsApp, o header, o footer, o design system e o link do layout importado. Se houver alterações não salvas, o painel pede confirmação antes. Nada é gravado até você salvar o rascunho ou publicar. Traduzir de e Traduzir com IA: traduz para o idioma do editor o conteúdo da versão publicada do idioma de origem. Um rascunho da origem não entra na tradução. Se o idioma de origem não tiver versão publicada, o painel mostra “Template de origem não encontrado”.

• São traduzidos o assunto, o título, o corpo (texto, HTML ou os textos dos blocos do builder) e o texto de cada mensagem da sequência do WhatsApp.
• Não são traduzidos: o preheader, o Block Kit do Slack, os botões e os cards do WhatsApp, os botões do Telegram e as URLs.
• As variáveis {{...}} e as tags HTML são mantidas.
• No e-mail montado no builder, a tradução mantém o layout e troca só os textos. Se a origem usa o builder e o destino está em texto simples, o destino passa a usar o layout da origem, traduzido, e o texto simples anterior é substituído. Se a origem usa texto simples e o destino usa o builder, o corpo não é aplicado e o painel avisa.
• No WhatsApp, os textos traduzidos entram nas mensagens que já estão no editor. Para levar a estrutura (mídia, botões, lista) junto, use primeiro Copiar de e depois Traduzir com IA.

Ao terminar, o painel mostra “Tradução aplicada. Revise e salve.” A tradução só fica gravada quando você salva o rascunho ou publica. Se a IA devolver a tradução incompleta (faltando o assunto, o corpo, algum texto dos blocos do builder ou alguma mensagem da sequência do WhatsApp, ou com um desses textos vazio no lugar de um que tinha conteúdo na origem), nada é aplicado e o painel mostra o erro “A tradução veio incompleta: a IA não devolveu … Nada foi alterado. Tente de novo.”

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Variações de WhatsApp com IA

Para reduzir o risco de bloqueio do número por mensagens repetidas, cada versão de WhatsApp pode ter um conjunto de variações do texto geradas por IA. O quadro Conteúdo gerado por IA aparece no editor do WhatsApp depois que a versão é gravada pela primeira vez. Regras da geração:

• Cada variação mantém o sentido, o tom e as informações do texto original, com saudação, ordem e palavras diferentes.
• Variações repetidas, inclusive em relação às que já existem, são descartadas.
• Variações que alterem ou removam alguma variável {{...}} são descartadas.
• Por isso, uma geração pode trazer menos de 50. A mensagem de confirmação mostra quantas foram criadas.
• Se o texto base estiver vazio, a geração é recusada com “A mensagem base está vazia”.
• Se você mudar o texto depois de gerar, o quadro avisa que algumas variações podem ter vindo do texto anterior. Gere mais com o texto atual, ou edite e exclua as desatualizadas.

Como as variações são usadas no envio:

• Com o recurso Ativado e o conjunto preenchido, a primeira mensagem da sequência sai com uma variação no lugar do texto original. As demais mensagens da sequência não mudam.
• A escolha é por rodízio: vai sempre a variação usada há mais tempo, então todas são usadas antes de alguma se repetir.
• Com o recurso Desativado ou o conjunto vazio, sai o texto original.
• Numa conexão Meta, uma sequência de uma única mensagem de texto sai sempre com o texto original, porque usa o template aprovado da conexão.

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Enviar teste

O botão Enviar teste envia a versão aberta para um destinatário de teste, sem precisar integrar a API. Regras do teste:

• Envia só o canal e o idioma do editor, e a versão que está aberta, mesmo que ela não esteja publicada. Se a versão tiver rascunho, o teste leva o rascunho. Só o teste usa o rascunho: os envios reais continuam com o conteúdo publicado.
• É enviado sem variáveis, então os marcadores {{...}} chegam como estão.
• É um envio real: passa pela configuração do canal, aparece em Logs de mensagens e conta no Limite diário de mensagens da conta (veja Configurações). Com o limite do dia atingido, o teste falha com “Limite diário de mensagens atingido”.
• Se o canal não estiver configurado na sua conta, o teste não é enviado, não fica registrado em Logs de mensagens e o painel mostra o motivo Canal não configurado.
• No WhatsApp por conexão Evolution com a fila ativa, o teste é enfileirado e o painel mostra “Nenhum canal processado. Verifique o template e a configuração do canal.”, mesmo com a mensagem na fila. Confira o resultado em Logs de mensagens, onde o envio aparece como Enfileirada até sair.
• Se o destinatário de teste não tiver o dado que o canal exige, o teste é recusado com o dado que falta:

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Limite de uso da IA

Tradução, Editar com IA e geração de variações consomem o limite de tokens de IA da sua conta. Quando o limite é atingido, a ação é bloqueada com a mensagem “Limite de tokens de IA atingido. Contate o administrador para aumentar o limite.” Se o limite acabar no meio de uma geração de variações, as que já foram criadas são mantidas.

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Onde a comunicação é usada